LET US KEEP AND MAINTAIN RECORDS OF OUR LIVES
Service

​MEKANISME PENGADAAN JASA KEARSIPAN YANG DISEDIAKAN OLEH PUSAT JASA KEARSIPANARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Jasa kearsipan yang disediakan oleh Pusat Jasa Kearsipan merupakan salah satu Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) yang berlaku pada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 63 Tahun 2014 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis Penerimaan Negara Bukan Pajak yang Berlaku pada Arsip Nasional Republik Indonesia. Sebagai PNBP maka tarif/biaya jasa sudah tetap, dalam arti tidak ada proses tawar menawar, serta mekanisme pengadaan dan pelaksanaan jasa kearsipan harus mengikuti ketentuan yang berlaku.

Bagi instansi yang sumber pembiayaannya berasal dari APBN maka proses pengadaan jasa kearsipan yang dilayankan oleh Pusat Jasa Kearsipan harus menggunakan tata cara pengadaan swakelola yang pelaksanaan pekerjaannya dilaksanakan oleh instansi pemerintah lain sebagaimana terdapat pada Lampiran VI Tata Cara Swakelola Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah sebagaimana telah beberapa kali diubah.

Secara ringkas dapat disampaikan sebagai berikut:

1.Instansi menyusun daftar kebutuhan dan kegiatan yang akan dilaksanakan dengan cara Swakelola.

2.Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) instansi menawarkan secara tertulis kegiatan Swakelola kepada instansi pemerintah lain yang diyakini mampu dengan melampirkan Kerangka Acuan Kerja (KAK), jadwal pelaksanaan dan rincian anggaran biaya.

3.Instansi pemerintah lain tersebut mempelajari KAK, jadwal pelaksanaan dan rincian anggaran biaya.

4.Apabila PA/KPA dan pihak instansi pemerintah lain tersebut sepakat, dapat dibuat naskah kerja sama atau nota kesepahaman mengenai pelaksanaan pekerjaan Swakelola.

5.Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) mengadakan Kontrak dengan Pelaksana Swakelola pada Instansi Pemerintah lain Pelaksana Swakelola, berdasarkan Nota Kesepahaman.

6.Tim Pelaksana Swakelola melaksanakan pekerjaan berdasarkan rencana teknis dan kontrak.

7.Pelaporan realisasi pekerjaan dibuat oleh Tim Pelaksana dan dilaporkan kepada PPK.

8.Penyerahan hasil pekerjaan dari Tim Pelaksana kepada PPK.

9.Pembayaran biaya pekerjaan dari PPK kepada Instansi Pemerintah lain Pelaksana Swakelola sesuai kontrak.

Pada tahapan instansi melakukan penyusunan kegiatan dan kebutuhan anggaran untuk pengelolaan arsip, Pusat Jasa Kearsipan ANRI dapat diminta bantuannya untuk ikut menyusun KAK, jadwal pelaksanaan dan rincian anggaran biaya.

Dalam hal pelayanan jasa kearsipan oleh Pusat Jasa Kearsipan ANRI harus dipahami bahwa terdapat beberapa jenis jasa yang ruang lingkup pekerjaannya hanya dalam bentuk keahlian seperti pada jasa “Pembuatan Pedoman Kearsipan”, “Pembuatan Program Aplikasi Sistem Kearsipan”, dan “Pembenahan Arsip”. Sedangkan biaya operasional yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan harus disediakan oleh instansi yang memiliki kegiatan. Sebagai contoh pelaksanaan pekerjaan jasa pembenahan arsip sebagai berikut:

Instansi A yang berada di Batam berniat membenahi arsipnya yang belum tertata dengan meminta bantuan kepada Pusat Jasa Kearsipan ANRI yang berdomisili di Jakarta. Dalam penjajakan kerja sama disepakati bahwa jumlah arsip yang akan dibenahi sebanyak 500 meter linier oleh 10 pelaksana dalam jangka waktu 3 bulan. Dalam hal ini Pusat Jasa Kearsipan ANRI hanya bertanggung jawab menyediakan tenaga ahli yang akan melaksakan pembenahan arsip di Instansi A dengan nilai kontrak Rp 175.000.000 (=500 ml x Rp. 350.000). Sedangkan pihak Instansi A berkewajiban untuk menyediakan transportasi bagi 10 pelaksana dari Jakarta-Batam (pp), akomodasi dan konsumsi bagi pelaksana selama di Batam, serta sarana, peralatan, dan bahan yang dibutuhkan termasuk ruang untuk pelaksanaan pekerjaan, ATK, rak, boks, folder, dan lain-lain. Jumlah dan spesifikasi transportasi, akomodasi, konsumsi, sarana dan bahan yang harus disediakan oleh Instansi A merupakan kesepakatan bersama dengan Pusat Jasa Kearsipan dan menjadi lampiran tak terpisahkan dari kontrak/perjanjian kerja sama (PKS). Proses penyediaan kebutuhan pendukung pelaksanaan pekerjaan tersebut sepenuhnya menjadi tanggung jawab dan diatur secara internal oleh Instansi A. Misalnya untuk akomodasi pelaksana dapat menggunakan wisma atau asrama yang dikelola oleh Instansi A.

Untuk pelayanan jasa kearsipan lainnya, yakni “Pemeliharaan dan Perawatan Arsip”, dan “Penyimpanan Arsip” yang dilaksanakan di ANRI, biaya yang dibayarkan kepada ANRI sudah termasuk untuk tenaga ahli, prasarana dan sarana, serta bahan dan peralatan yang digunakan untuk pelaksanaan pekerjaan. Instansi hanya cukup mengantarkan dan mengambil arsipnya ke/dari ANRI. Namun apabila instansi menghendaki pelaksanaan jasa “Pemeliharaan dan Perawatan Arsip” dilakukan di instansinya atau di lokasi tertentu maka instansi harus menanggung biaya transportasi dan/atau akomodasi pelaksana serta transportasi peralatan/bahan dari ANRI ke lokasi pelaksanaan pekerjaan.

Bagi perseorangan, masyarakat, dan perusahaan yang mekanisme pengadaan barang/jasanya tidak harus mengikuti aturan pengadaan barang/jasa pemerintah dapat melakukan penyesuaian mekanisme pengadaan jasa kearsipan yang disediakan oleh Pusat Jasa Kearsipan dengan memperhatikan status keberadaan Pusat Jasa Karsipan sebagai unit kerja pemerintah yang tidak memiliki kelengkapan administrasi sebagaimana badan usaha pada umumnya.

Pada tataran praktis bila ada pihak yang berminat untuk menggunakan jasa kearsipan yang disediakan oleh Pusat Jasa Kearsipan dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1.Hubungi Pusat Jasa Kearsipan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.

2.Bila dikehendaki, Pusat Jasa Kearsipan akan melakukan survei kearsipan ke pihak yang berminat untuk mengumpulkan data sebagai bahan penyusunan proposal.

3.Beradasarkan proposal tersebut, pihak yang berminat dapat menyusun KAK, jadwal pelaksanaan dan rincian anggaran biaya yang dibutuhkan.

4.Pembahasan rencana kerja sama antara pihak yang berminat dengan Pusat Jasa Kearsipan.

5.Apabila dihasilkan kesepakatan maka dituangkan dalam kontrak/perjanjian kerja sama kedua belah pihak.

6.Masing-masing pihak penyiapkan semua keperluan yang menjadi tanggung jawabnya.

7.Pelaksanaan pekerjaan oleh Pusat Jasa Kearsipan dengan pengawasan dari pihak yang berminat.

8.Penyerahan hasil pekerjaan kepada pihak yang berminat.

9.Pembayaran biaya pekerjaan kepada Pusat Jasa Kearsipan dengan cara transfer ke rekening Bendahara Penerimaan ANRI.

10.Pemantauan dan evaluasi oleh Pusat Jasa Kearsipan terhadap tindak lanjut/penggunaan hasil pekerjaan jasa kearsipan oleh pihak yang berminat dalam rangka pembinaan kearsipan nasional. 


Find Us
Arsip Nasional Republik Indonesia

Jl. Ampera Raya No. 7 Jakarta 12560 - Indonesia

Telephone :
+62 21 780 5851
+62 21 781 5157

Fax : +62 21 7810280 - 7805812