LET US KEEP AND MAINTAIN RECORDS OF OUR LIVES
Service

JENIS JASA KEARSIPAN

1.Pembuatan pedoman kearsipan untuk organisasi atau lembaga

Jasa pembuatan pedoman kearsipan pada dasarnya adalah penyusunan sistem pengelolaan arsip dinamis suatu organisasi yang berisikan kebijakan, prosedur, dan instrumen pengelolaan arsip. Instrumen yang dimaksud terdiri atas tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip (JRA), dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

Jasa pembuatan pedoman kearsipan dibedakan antara pedoman yang sederhana dan kompleks. Termasuk dalam kategori sederhana bilamana pembuatan pedoman kearsipan hanya menyusun dan/atau mereviu sebagian dari komponen sistem pengelolaan arsip. Misalnya hanya menyusun jadwal retensi arsip (JRA) dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Sedangkan yang tingkat kompleks apabila keseluruhan atau lebih dari separuh komponen harus disusun sejak dari awal.

2.Pembuatan program aplikasi sistem kearsipan

Jasa pembuatan program aplikasi sistem kearsipan adalah pengembangan perangkat lunak komputer yang digunakan untuk mengelola arsip secara elektronik.

Jasa pembuatan program aplikasi sistem kearsipan dibedakan antara yang sederhana dan kompleks. Aplikasi tingkat sederhana hanya memiliki beberapa fungsi tertentu dalam pengelolaan arsip, misalnya hanya untuk penyimpanan arsip saja. Sedangkan aplikasi tingkat kompleks memiliki seluruh fungsi pengelolaan arsip sejak dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

3.Pembenahan arsip

Jasa pembenahan arsip adalah rangkaian kegiatan penataan fisik dan informasi arsip agar tertata rapi fisiknya, mudah ditemukan kembali, serta terjaga relasi dan konteksnya. Pembenahan arsip dapat dilakukan pada arsip aktif dan arsip inaktif.

Pada pembenahan arsip aktif akan dilakukan pemberkasan dengan menempatkan suatu item arsip ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja. Pembenahan arsip arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi arsip serta tersusunnya daftar arsip aktif yang terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas.

Sedangkan pada pembenahan arsip inaktif akan dilakukan pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, dan penyusunan daftar arsip inaktif. Hasil pembenahan arsip inaktif adalah tertatanya fisik dan informasi arsip inaktif yang masih perlu disimpan, daftar arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan, dan daftar duplikasi arsip serta bahan-bahan non-arsip.

Jasa pembenahan arsip dibedakan antara yang kompleks dan sederhana. Pembenahan arsip sederhana dilakukan terhadap kelompok arsip yang relatif telah tertata fisiknya dan teridentifikasi informasinya namun belum tertata sesuai prinsip dan kaidah kearsipan. Untuk pembenahan arsip kompleks dilakukan terhadap suatu kelompok arsip atau yang diduga sebagai arsip yang masih berantakan atau tersimpan dalam karung/dus serta tidak terdapat informasi mengenai isinya.

4.Pemeliharaan dan perawatan arsip

Jasa pemeliharaan dan perawatan arsip adalah rangkaian kegiatan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip baik fisik maupun informasinya yang dilakukan secara preventif dengan alih media dan kuratif dengan restorasi. Ruang lingkup jasa ini adalah:

a) Menghilangkan asam pada arsip kertas dari ukuran A4 hingga A0

b) Laminasi arsip kertas dari ukuran A4 hingga A0

c) Rewashing film/mikrofilm dari ukuran 100 feet hingga 1.500 feet

d) Recleaning video cassette

e) Alih media film ke video, video ke VCD, film ke CD/DVD, kertas ke digital, kertas ke mikrofilm, mikrofilm ke digital, rekaman suara analog ke digital

f) Duplikasi mikrofilm ukuran 16 mm dan 35 mm

5.Penyimpanan arsip

Jasa penyimpanan arsip adalah penitipan arsip suatu organisasi untuk disimpan di depo arsip yang dikelola oleh ANRI sesuai dengan prinsip dan kaidah kearsipan. Arsip akan dijaga keamanan dan keutuhannya dengan melakukan pengontrolan akses, suhu dan kelembaban ruang penyimpanan, pengendalian hama, serta pemeliharaan prasarana dan sarana sesuai standar penyimpanan arsip. Selain itu juga disediakan pelayanan peminjaman arsip yang disimpan secara cepat, tepat, dan murah.

Find Us
Arsip Nasional Republik Indonesia

Jl. Ampera Raya No. 7 Jakarta 12560 - Indonesia

Telephone :
+62 21 780 5851
+62 21 781 5157

Fax : +62 21 7810280 - 7805812