Jakarta- 11/12/2023, Pusat Jasa Kearsipan dan Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK) sukses melangsungkan acara serah terima tahap akhir hasil pekerjaan Jasa Penataan Arsip (Arsip Inaktif). Acara ini dihadiri langsung oleh Kepala Pusat Jasa Kearsipan, Dipo Winarto, Kepala Subbag Tata Usaha Jumadi, dan Ketua Tim Jasa Sistem dan Penataan Arsip, Sutiasni. Sedangkan dari pihak KPK diwakili oleh Kepala Biro Umum, Yonathan Demme Tangdilintin, Bagian Kearsipan dan Administrasi, Tri Sembodo Adi, dan Kepala Sekertariat Penindakan, Taryanto.
Bertempat di Gedung Rumah Penyimpanan Benda Sitaan Negara (Rupbasan) KPK yang berada di jalan Dewi Sartika, Cawang - Jakarta Timur, acara ini berjalan lancar. Dimulai dengan sambutan dari kedua belah pihak. Pada kesempatan tersebut, Yonathan menyambut baik kerjasama antara KPK dengan Pusat Jasa Kearsipan.
“Kerjasama Pusat Jasa Kearsipan dan KPK, khususnya untuk kegiatan Penataan Arsip sudah berlangsung selama 2 tahun dan menghasilkan kerja yang baik dan bermanfaat bagi KPK. Pada kesempatan selanjutnya, KPK akan terus menjalin kerjasama kearsipan untuk meningkatkan pengelolaan kearsipan di KPK. Apalagi, dengan adanya perpindahan Ibu Kota Negara (IKN), KPK perlu untuk mendigitalisasikan arsip-arsipnya”, tutur Yonathan dalam sambutannya.
Berdasarkan Perjanjian yang disepakati, Penataan Arsip di KPK digolongkan pada tingkat kompleks dengan jumlah 2.010 meter linier. Pelaksanaan pekerjaan ini berlangsung selama 132 hari mulai dari 5 Juni sampai 11 Desember 2023 yang dikerjakan oleh 31 orang. Tim Pusat Jasa Kearsipan terdiri dari 2 orang arsiparis dengan koordinator lapangan yaitu Ade Septiana Sari dan Endra Permana, serta 29 orang tenaga Pelaksana Penata Arsip (PPA).
Dalam pengerjaannya, sumber daya manusia (SDM) Pusat Jasa Kearsipan berhasil menyelesaikan kegiatan penataan arsip secara optimal dan tepat waktu. Selama 6 Bulan melakukan penataan, hasilnya dapat diklasifikasikan untuk arsip sebanyak 1.411,8 meter linier dan non arsip sebanyak 599,2 meter linier. Arsip tersebut mulai dari kurun waktu tahun 1976 sampai dengan 2022 yang berupa arsip konvensional, media baru dan berkas penyidikan.
Pada kesempatan yang sama, disajikan paparan dari Ade selaku koordinator lapangan Penataan Arsip di KPK tentang hasil dari penataan arsip inaktif yang dilakukan. Ade menjelaskan, setelah arsip ditata dilakukan uji penemuan kembali. Hasil dari uji penemuan kembali arsip, didapatkan untuk arsip konvensional sebanyak 7 kali dengan rata-rata hanya 17,04 detik. Sedangkan untuk arsip media baru dilakukan sebanyak 2 kali dengan rata-rata 17,19 detik.
Proses penataan arsip yang berlangsung selama 6 bulan tersebut dilakukan di Gedung Rupbasan KPK Cawang, Jakarta Selatan. Penataan arsip di KPK tergolong dalam tingkat kompleks yaitu suatu kelompok arsip atau yang diduga sebagai arsip yang masih berantakan atau tersimpan dalam karung atau dus serta tidak terdapat informasi mengenai isinya. Sehingga perlu dilakukan pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip, dan penyusunan daftar arsip inaktif. Hasil penataan arsip inaktif adalah tertatanya fisik dan informasi arsip inaktif yang masih perlu disimpan, daftar arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan, dan daftar duplikasi arsip serta bahan-bahan non-arsip.
Acara kemudian diakhiri dengan kunjungan ke ruang penyimpanan arsip inaktif Deputi Bidang Pendindakan untuk melihat secara langsung hasil dari penataannya.
Dalam sebuah kesempatan, Ade selaku koordinator lapangan merasa senang atas selesainya kerjasama Penataan Arsip di KPK tepat pada waktunya. Selain itu, Penataan Arsip Inaktif di KPK menjadi tantangan tersendiri karena volume penataan yang cukup banyak dengan melibatkan SDM yang cukup besar.
“Selama melaksanakan Penataan Arsip di Pusat Jasa Kearsipan, volume KPK ini paling besar (2.011 meter linier) dengan tim yang besar juga. Hal ini jadi tantangan tersendiri untuk penataan ini, tentang bagaimana memanajemen pekerjaan dan juga SDM agar dapat dikelola dengan baik. Arsip di KPK sendiri juga sangat menarik dan unik khususnya untuk berkas perkara sehingga perlu penanganan yang berbeda dibandingkan dengan arsip-arsip pada pencipta arsip lain”, kesan Ade. (HM)